Ärenderegister

Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14.

1. Personuppgiftsansvarig

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 2553871-2

2. Den personuppgiftsansvariges representant

Förvaltnings- och personaldirektör Susanne Homén-Lindberg 
Tel. 0294 282 609 
E-postadress: fornamn.efternamn@arcada.fi

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktperson

Informationshanteringsspecialist Heidi Träskelin 
Tel. 050 302 23 84 
E-postadress: fornamn.efternamn@arcada.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter i registret är att möjliggöra hanteringen av organisationens ärenden och dokument, beslutsfattande i myndighetsverksamheten, informationstjänsten samt dokumentens elektroniska förvaring. Personuppgifter används för att identifiera huvudmännen och de ärenden och handlingar som behandlas. Registret med kontaktuppgifter används för att hantera kontaktuppgifter till avtalsparter.

Enligt § 25 i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) är högskolan skyldig att upprätthålla ett ärenderegister över ärenden som den behandlar eller har behandlat.

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på, beroende på det aktuella ärendet, på

  • ett samtycke av den registrerade;
  • ett avtal;
  • en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige;
  • en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller offentlig makt; eller
  • ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige eller en tredje part.

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

I ärendehanteringsssytemet behandlas personuppgifter av varierande art beroende på det aktuella ärendet.

Uppgifterna lagras i enlighet med förvaringstiderna som är definierade i Yrkeshögskolan Arcadas informationsstyrningsplan (TOS). Förvaringstiderna för högskolans dokument har definierats med beaktande av aktuell lagstiftning, Riksarkivets föreskrifter och informationshanteringsnämndens rekommendationer. Ett dokument vars förvaringstid har löpt ut förstörs utan dröjsmål med beaktande av datasäkerheten.

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

Dynasty - ärendehanteringssystem och elektroniskt arkiv 
TOJ - informationsstyrningssystem
Sign - elektronisk underskriftstjänst 

9. Uppgiftskällor

Ärendehanteringssystemet samlar in uppgifter från inkommande och utgående handlingar och uppgifter om ärendets handläggning. Källor kan till exempel vara initiativtagarna till ett ärende, parter i ett ärende, sökande, samarbetspartners och intressenter eller andra offentliga myndigheter.

10. Mottagare av personuppgifter

Uppgifter ur registret utlämnas endast med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte regelmässigt utanför EU och EES utan den registrerades samtycke.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter endast i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

13. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.