Asiarekisteri

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikloiden 13-14 mukaiset rekisteröidyille toimitettavat tiedot.

1. Rekisterinpitäjä

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssonin aukio 1
00560 Helsinki
Y-tunnus: 2553871-2

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Susanne Homén-Lindberg 
Puh. 0294 282 609 
Sähköpostiosoite muodossa:etunimi.sukunimi@arcada.fi

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Tiedonhallinnan asiantuntija Heidi Träskelin 
Puh. 050 302 23 84 
Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@arcada.fi

4. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava, lakimies Anna Härmä
Puh. 0294 282 888
Sähköposti tietosuoja@arcada.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa organisaation asioiden ja asiakirjojen käsittely, viranomaistoimintaan liittyvä päätöksenteko, tietopalvelut sekä asiakirjojen sähköinen säilyttäminen. Henkilötietoja käytetään toimeksiantajien sekä käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen tunnistamiseen. Yhteystietorekisteriä käytetään sopimuskumppaneiden yhteystietojen hallintaan.

Julkisen hallinnon tietohallinnosta annetun lain (906/2019) 25 §:n mukaan korkeakoulu on velvollinen pitämään asiarekisteriä käsittelyssä olevista tai käsittelyssä olleista asioista.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu, tapauksesta riippuen

  • rekisteröidyn suostumukseen;
  • sopimukseen;
  • rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen;
  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkiseen valtaan;
  • rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun

7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Asianhallintajärjestelmässä käsitellään luonteeltaan erilaisia henkilötietoja tapauksesta riippuen.

Tietoja säilytetään Arcada-ammattikorkeakoulun tiedonhallintasuunnitelmassa (TOS) määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. Ammattikorkeakoulun asiakirjojen säilytysajat on määritelty ottaen huomioon ajantasaisen lainsäädännön, Kansallisarkiston määräykset ja tiedonhallintalautakunnan suositukset. Asiakirja, jonka säilytysaika on päättynyt, hävitetään viipymättä tietoturva huomioon ottaen.

8. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Dynasty - asiankäsittelyjärjestelmä ja sähköinen arkisto
TOJ - tiedoohjausjärjestelmä
Sign - sähköinen allekirjoituspalvelu 

9. Tietolähteet

Asianhallintajärjestelmään kerätään tietoja saapuvista ja lähtevistä asiakirjoista sekä tietoja asian käsittelystä. Lähteitä voivat olla esimerkiksi asian vireillepanijat, asian osapuolet, hakijat, kumppanit ja sidosryhmät tai muut viranomaiset.

10. Henkilötietojen vastaanottajat

Rekisterin tietoja luovutetaan vain lain tai viranomaispäätöksen nojalla.

11. Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.

12. Henkilötietojen suojauksen perusteet

Sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään tietojärjestelmissä ja tietokoneilla, jotka on suojattu asiattomalta käytöltä mm. palomuurein ja salasanoin. Järjestelmissä on eri käyttäjätasoja, ja oikeuksia on rajoitettu siten, että käyttäjät pääsevät käsiksi rekistereissä oleviin tietoihin vain tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

13. Automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä ei tehdä automatisoituja päätöksiä eikä profilointia.