Passerkontrollsregister

Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14.

1. Personuppgiftsansvariga

Fastighets Ab Arcada Nova
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 2493277-7

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 2553871-2

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktpersoner

Laboratorieingenjör Harri Anukka
Tel. 0294 282 552
E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

4. Dataskyddsombud

Dataskyddsombud, jurist Anna Härmä
Tel. 0294 282 888
E-post dataskydd@arcada.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för att administrera rättigheter till Arcadas utrymmen och möjliggöra passerkontroll.

Uppgifterna kan vid behov användas vid utredning av misstankar om trakasserier, osakligt uppförande samt olovlig användning av nycklar.

Passerkontroll kan användas för rapportering av studerandes närvaro vid kurser och föreläsningar med närvaroplikt, förutsatts att detta angetts i kursbeskrivningen eller på annat sätt tydligt kommunicerats till deltagarna på förhand.

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på de personuppgiftsansvarigas rättsliga förpliktelse att som arbetsgivare och högskola ge personal, studerande och gäster lämplig tillgång till arbets- och studieutrymmen samt sträva till en trygg arbets- och studiemiljö.

Samtlig personal beviljas nyckel. Studenter och gäster kan ansöka om nyckel och behandlingen baserar sig då på samtycke. 

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

  1. Nyckelns innehavare (namn, för personal och gäster befattning eller roll, för studerande utbildningsprogram)
  2. Information om beviljade nycklar och vilka utrymmen dessa ger tillträde till
  3. Användarlogg (använd nyckel, dörr och tidpunkt)

Uppgifterna lagras under den period personen har en roll som berättigar till tillträde till fastigheten och innehar en elektronisk nyckel samt två år därefter.

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

Abloy OS - passerkontrollssystem

9. Uppgiftskällor

Personalens grunduppgifter fås från personalregistret, studerandes grunduppgifter fås från studeranderegistret och gästers grunduppgifter fås av gästen själv eller hens kontaktperson vid Arcada. Informationen är nödvändig för att kunna bevilja rättigheter till utrymmen.

10. Mottagare av personuppgifter

Uppgifter kan överföras inom koncernen.

Uppgifter från registret kan utlämnas till polisen vid misstanke om och utredning av brott i enlighet med polislagen (87/2011) 4 kap.

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES utan den registrerades samtycke.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång och passerkontroll.

13. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.