Användaradministrationsregister

1. Personuppgiftsansvarig

Yrkeshögskolan Arcada Ab

Jan-Magnus Janssons plats 1

00560 Helsingfors

FO-nummer: 2553871-2

2. Den personuppgiftsansvariges representant

IT-chef Patrik Tarhonen

Tel. 0294 282 510

E-post: it-chef@arcada.fi

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktperson(er)

IT-chef Patrik Tarhonen

Tel. 0294 282 510

E-post: it-chef@arcada.fi

4. Dataskyddsombud

Dataskyddsombud, jurist Anna Härmä

Tel. 0294 282 888

E-post dataskydd@arcada.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för att skapa elektroniska identiteter inom Yrkeshögskolan Arcada. Identiteterna används för att ge personal och studerande åtkomst till resurser som de behöver för utförande av arbetsuppgifter respektive studierelaterade uppgifter. Också personer med annan anknytning kan ges elektroniska identiteter enligt behov för avgränsade syften.

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på Yrkeshögskolan Arcadas berättigade intresse till följd av den registrerades roll som personal eller studerande vid högskolan.

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

1. Grunduppgifter: Fullständiga namnuppgifter, personbeteckning, startdatum, slutdatum, användarnamn
2. Tilläggsuppgifter för personal: Anställningsnummer, befattning, enhet, kostnadsställe, personalkategori

Tilläggsuppgifter för studerande: Studerandekod, utbildningskod, utbildningsprogram, inriktning, utbildningsprogrammet språk

Inom användaradministrationsregistret skapas även andra uppgifter som är kopplade till personen och som beskriver personens roller och befogenheter. Syftet med dessa uppgifter är att reglera personens tillgång till uppgifter inom Arcada, samt att möjliggöra inloggning med Arcada-identiteten (över Haka-federationen) på tjänster vid övriga högskolor.

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

ASE – identitetshanteringssystem

AAS (Arcada Account Services) – kontotjänst för hantering av nycklar, aktivering av IT-konton och byte av lösenord

Tullbommen – system för utfärdande av identitetsbevis och samtycken till utlämnande av personuppgifter

9. Uppgiftskällor

Personalens uppgifter överförs från personalregistret och studerandes uppgifter från studeranderegistret. Övriga personers uppgifter fås från personen själv eller från personens kontaktperson vid Arcada.

10. Mottagare av personuppgifter

Grundläggande identitetsdata överförs till katalogtjänster (som fungerar som uppslagsverk över personuppgifter) för att möjliggöra inloggning till Arcadas interna tjänster och externa molntjänster.

Uppgifter förs ut för skapande av molnidentiteter till följande system:

Aditro Trip & Expense - system för hantering av reseadministration (personal)

Office 365 – Microsofts portal för produktivitetsmjukvara

itslearning – nätstudiemiljö

IMS – kvalitetsuppföljningssystem (personal)

Google for Education – Googles programportfölj för främjande av undervisning (med samtycke)

Uppgifter förs även ut till externa system med den registrerades samtycke via Haka-federationen och eduGAIN-interfederationen.

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte regelmässigt utanför EU och EES utan den registrerades samtycke.

Om leverantörer anlitas och tjänster tas i bruk som kräver överföring av personuppgifter utanför EU och EES, säkerställer Yrkeshögskolan Arcada att de krav på adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 44-50 uppfylls.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter endast i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

13. Automatiserat beslutsfattande

Roller och behörigheter som ger åtkomst till resurser tilldelas automatiskt på basis av personalens personalkategori och studerandenas studierätt, utbildningsprogram och inriktning.

I övrigt fattas inga automatiserade beslut och görs inte någon profilering utifrån personuppgifterna i registret.

14. Den registrerades rättigheter

Information om den registrerades rättigheter finns här.