Alumnregister

Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14.

1. Personuppgiftsansvarig

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 2553871-2

2. Den personuppgiftsansvariges representant

Kommunikationschef Hanna Donner
Tel. 0294 282 523
E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktperson

Alumnansvarig Mia Ingman
Tel. 0294 282 667
E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för att upprätthålla kontakten med och samverka med Yrkeshögskolan Arcadas alumner. Samverkan kan ske genom bl.a. engagemang, evenemang, responsinsamling och information om högskolans verksamhet. Arcada har även skyldighet att årligen genomföra en nationell karriäruppföljning.

Med alumnens samtycke kan hen motta nyhetsbrev, information om kurser och annan verksamhet på högskolan.

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på utförande av uppgifter av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

I registret behandlas följande kategorier av personuppgifter:

  • Alumnens namn, personnummer, kontaktuppgifter, organisation och titel samt möjlighet till prenumeration och engagemang i samband med begäran om uppdatering av uppgifter. Alumnen kan påverka information själv.
  • Alumnens personuppgifter, kön, examen och tidpunkt för avläggande av examen, studentkod, utbildning, inlednings och avslutningsdatum för nyutexaminerade (efter 2013) finns dokumenterat i systemet tillsvidare. Hemadress raderas efter 10 år ifall om ingen kontakt.
  • Information om deltagande i Arcadas evenemang och annan verksamhet vid högskolan. Uppgifter om event raderas i enlighet med eventregistrets lagringstider.
  • Om alumnen prenumererar på nyhetsbrev, följer Arcada upp aktivitet relaterad till nyhetsbreven.

Begäran om uppdatering av kontaktuppgifter för fortsatt behandling av uppgifter begärs av alumnen med tre års intervaller.

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

Mira Network CRM – kontaktregister

9. Uppgiftskällor

Uppgifterna i registret överförs från Yrkeshögskolan Arcadas studeranderegister efter att alumnen utexaminerats från högskolan.

Information om deltagande i event och aktivitet relaterad till nyhetsbrev samlas i samband med anmälan till event och vid utskick av nyhetsbrev.

10. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter utlämnas inte utan alumnens samtycke.

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES utan alumnens samtycke.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång och passerkontroll.

13. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.