Beskrivning av handlingsoffentlighet

Arcada upprätthåller en beskrivning av handlingsoffentlighet i enlighet med lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (informationshanteringslagen). Beskrivningen ger en översikt över Arcadas ärenderegister samt informationslager och den information som de innehåller.

Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen) ska en begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling den avser Myndigheten är skyldig att bistå den som begär en handling vid individualiseringen av den. Syftet med beskrivningen av handlingsoffentlighet är att underlätta informationssökning och att informera om hur en begäran om uppgifter som gäller Arcadas offentliga handlingar ska lämnas in.

En del av Arcadas informationslager innehåller uppgifter som enligt offentlighetslagen eller annan lag är sekretessbelagda. Handlingar som gäller en enskild person är inte offentliga, och uppgifter lämnas i regel endast till personen själv. När personuppgifter om någon annan begärs ska det anges vilken lagstadgad rättighet begäraren har att ta del av uppgifterna.

Ärenderegistret 

Arcadas ärenderegister är en logisk helhet över anhängiggjorda ärenden, deras behandlingsfaser och samt de handlingar eller annan information som är kopplad till dem. Uppgifter som ingår i ärenderegistret finns i Arcadas ärendehanteringssystem, i de operativa informationssystemen samt i pappersform.

Syftet med ärenderegistret är att genomföra den lagstadgade offentlighetsprincipen och säkerställa att information kan hittas. Enligt informationshanteringslagen ska det upprätthållas ett ärenderegister för information om ärenden, ärendebehandling och handlingar över ärenden som behandlas eller har behandlats hos en myndighet. 

Informationslager

Med informationslager avses strukturerade helheter av informationsmaterial som uppstår vid skötseln av Arcadas lagstadgade uppgifter och i samband med annan verksamhet. Arcadas informationslager baserar sig delvis på yrkeshögskolornas gemensamma uppgiftsklassificering. 

För varje informationslager finns en beskrivning av användningsändamål, i vilka informationssystem uppgifterna hanteras samt exempel på sökkriterier.

Begäran om uppgifter

Om man vill ta del av en viss handling eller en del av en handling ska man lämna in en begäran om uppgifter. I begäran anges så noggrant som möjligt vilken information man vill ha och vilket ärende eller vilka handlingar begäran gäller. I begäran anges också hur man vill att handlingarna ska levereras.

Begäran om uppgifter kan skickas till Arcadas registrator antingen elektroniskt till adressen registrator@arcada.fi eller skriftligen till adressen Yrkeshögskolan Arcada, Jan-Magnus Janssons plats 1, 00560 Helsingfors. Registrator registrerar begäran och vidarebefordrar den till rätt instans för handläggning. Observera att avgifter kan tillkomma vid handläggning av informationsbegäran.

Uppgifter ur sekretessbelagda handlingar kan lämnas ut endast under vissa förutsättningar. I sådana fall måste den som begär handlingen uppge syftet med användningen av uppgifterna och kunna styrka sin identitet. Dessutom kan ytterligare information begäras om det behövs för att bedöma förutsättningarna för utlämnande.

Arcadas informationslager är följande:

Förvaltningsärenden

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för förvaltningsärenden omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • styrning av förvaltningsärenden
  • beslutsfattande och ledning
  • nationellt samarbete
  • juridiska frågor och lagstiftning
  • kvalitetsledning och
  • riskhantering

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Informationsmaterialet i informationslagret hanteras huvudsakligen i ärendehanteringssystemet.

Exempel på sökfunktioner: 

  • beslutets eller ärendets namn, rubrik och innehåll
  • beslutets eller ärendets datum
  • avtalsparternas namn
  • handlingstyp

En del av materialet publiceras på Arcadas webbplats, till exempel strategin. I övrigt är informationsmaterialet inte offentligt tillgängligt via öppna gränssnitt. 

Personalärenden

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för personalärenden omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • planering och styrning av personalärenden,
  • anställningsärenden och rekrytering,
  • utbetalning av löner
  • kompetensutveckling samt
  • samarbetsärenden, arbetarskydd och arbetsvälbefinnande.

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Informationsmaterialet i informationslagret hanteras i personalförvaltningssystemet, rekryteringssystemet, lönesystemet, intranätet samt i ärendehanteringssystemet.

Exempel på sökfunktioner: 

  • personens namn och personbeteckning
  • den befattning som rekryteringen gäller

Personalens kontaktuppgifter finns tillgängliga på Arcadas webbplats. För övrigt är informationsmaterialet i systemen inte offentligt tillgängligt via öppna gränssnitt.

Ekonomi

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för ekonomiförvaltning omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • ekonomisk planering och uppföljning,
  • bokföring och betalningsrörelse,
  • finansiering och anskaffning av medel,
  • egendomsförvaltning samt
  • planering och genomförande av upphandlingar.

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Informationsmaterialet i informationslagret hanteras i bokföringssystemet, fakturahanteringssystemet, kostnadsersättnings- och resehanteringssystemet, bankprogrammet, rapporteringsprogrammet, projekthanteringssystemet, CRM-systemet, ärendehanteringssystem samt intranätet.

Uppgifter som rör planering och genomförande av upphandlingar hanteras i ärendehanteringssystemet och i systemet HILMA samt Hansel. För övrigt är informationsmaterialet i systemen inte öppet tillgängligt via öppna gränssnitt. 

Exempel på sökfunktioner: 

  • kostnadsställe samt eventuellt projektnummer
  • leverantör
  • kund
  • datum för händelsen
  • upphandlingens ämne eller tidpunkt
Internationell verksamhet

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för internationell verksamhet omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • planering och genomförande av internationellt samarbete samt
  • mobilitet (både för studerande och personal). 

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Informationsmaterialet i informationslagret hanteras huvudsakligen i mobilitetshanteringssystemet, ärendehanteringssystemet och projekthanteringssystemet.

Exempel på sökfunktioner:

  • utbytesprogram
  • partnerhögskola
  • destinationsland
  • avreseland
  • utbildningsområde
  • personbeteckning

Informationsmaterialet i systemen är inte offentligt tillgängligt via öppna gränssnitt.

IT-förvaltning

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för IT-förvaltning omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • utveckling och styrning av IT-förvaltningen,
  • installation, användning och underhåll av informationssystem och utrustning,
  • administration av olika användaruppgifter och rättigheter, samt
  • datasäkerhet och dataskydd.

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda. 

Informationssystem och sökfunktioner

Informationsmaterialet i informationslagret hanteras i Help Desk-systemet, system för användar- och rättighetsadministration, Whistleblow-systemet, säkerhetsanmälningssystemet, ärendehanteringssystemet och intranätet.

Exempel på sökfunktioner:

  • namn, användarnamn, e-postadress
  • apparatens id-nummer
  • systemets namn
  • incidentens nummer

Informationsmaterialet i systemen är inte offentligt tillgängligt via öppna gränssnitt.

Kommunikation och marknadsföring

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för kommunikation och marknadsföring omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • planering, utvecklande samt förverkligande av intern, extern och intressentkommunikation,
  • planering, utvecklande samt förverkligande av marknadsföring samt
  • planering och förverkligande av olika tillställningar.

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Informationsmaterialet i informationslagret hanteras huvudsakligen i CRM-systemet, i nyhetsbrevsystemet, i system för plattforms­lösningar, portaler, publiceringssystem, info-tv samt ärendehanteringssystemet.

Exempel på sökfunktioner: 

  • handlingens namn eller datum
  • nyhetsbrevets datum

Informationsmaterialet i systemen är inte offentligt tillgängligt via öppna gränssnitt.

Biblioteks- och publiceringstjänster

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för biblioteks- och publiceringstjänster omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • styrning, planering, uppföljning och utveckling av bibliotekstjänster,
  • publicering,
  • samlingar och kataloginformation,
  • kunduppgifter och
  • rådgivning och informationstjänster.

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Uppgifterna hanteras huvudsakligen i bibliotekssystemet, digitala platformer och ärendehanteringssystemet.

Exempel på sökparametrar:

  • lånekortsnummer
  • personbeteckning
  • rubrik på artikel
  • skribentens namn
  • uppgifter om publikationen

Publikationsuppgifter kan hämtas bland annat via tjänsten Tiedejatutkimus.fi. Lärdomsprov finns tillgängliga i Theseus. I övrigt är uppgifterna inte offentligt tillgängliga via öppna gränssnitt.

Fastighetsförvaltning och säkerhet

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för fastighetsförvaltning och säkerhet omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • användning, underhåll och tjänster för fastigheter,
  • nyckelhantering, kameraövervakning och passersystem,
  • fastighetsfel och säkerhetsavvikelser samt
  • beredskap.

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Informationsmaterialet i informationslagret hanteras i fastighetsstyrningssystemet, kameraövervakningssystemet, avvikelsehanteringssystemet, nyckelhanteringssystemet, passagesystemet samt ärendehanteringssystemet.

Exempel på sökfunktioner: 

  • Fastighetens adress eller namn, plats eller tidpunkt
  • namn eller nyckel
  • passage-ID, dörr eller tidsperiod

Informationsmaterialet i systemen är inte offentligt tillgängligt via öppna gränssnitt.

Undervisnings- och studenttjänster

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för undervisnings- och studenttjänster omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • planering, styrning och utveckling av utbildning,
  • planering och genomförande av undervisning,
  • ansökan och antagning av studerande,
  • studie- och kursuppgifter samt examens- och kursintyg samt
  • stödfunktioner för studenter.

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Informationsmaterialet i informationslagret hanteras huvudsakligen i tjänsten Studieinfo, i studieadministrationssystemet, i digitala lärplattformer samt i ärendehanteringssystemet.

Exempel på sökfunktioner: 

  • studentens namn, studentnummer eller personbeteckning
  • kursens namn eller utbildningens namn

Information om läroplaner och kursbeskrivningar finns tillgänglig via Arcadas webbplats. I övrigt är uppgifterna inte offentligt tillgängliga via öppna gränssnitt.

Forskning, utveckling och innovation

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för forskning, utveckling och innovation omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • planering, organisering och genomförande av forsknings- och utvecklingsverksamhet samt projektverksamhet,
  • forskningsetiska aktiviteter samt
  • högskoleuppfinningar 

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Informationsmaterialet i informationslagret hanteras huvudsakligen i projekthanteringssystemet, i ärendehanteringssystemet, i ekonomisystemet samt i finansiärernas system.

Exempel på sökfunktioner: 

  • avtalsparter
  • dokumentets namn eller innehåll
  • projektets namn eller projektnummer

Informationsmaterialet i systemen är inte offentligt tillgängligt via öppna gränssnitt.

Näringslivstjänster och företagsverksamhet

Informationslagrets informationsmaterial och användningsändamål

Informationslagret för Näringslivstjänster och företagsverksamhet omfattar uppgifter och handlingar som rör:

  • planering, genomförande och försäljning av beställningsutbildningar och -forskning,
  • utvecklingstjänster för arbetslivet
  • strategiska partnerskap samt
  • annan avgiftsbelagd verksamhet.

Uppgifterna kan vara helt eller delvis sekretessbelagda.

Informationssystem och sökfunktioner

Uppgifterna hanteras huvudsakligen i CRM-systemet, ekonomisystemet och ärendehanteringssystemet.

Exempel på sökparametrar:

  • kundinformation
  • partner

Informationsmaterialet i systemen är inte offentligt tillgängligt via öppna gränssnitt.