Egenkontrollplan för Fysioterapikliniken vid Yrkeshögskolan Arcada

1. Uppgifter om tjänsteproducenten och tjänsteenheten

1.1 Tjänsteproducent

Yrkeshögskolan Arcada
FO-nummer: 2553871-2
Adress: Jan-Magnus Janssons plats 1, 00560 Helsingfors
Kontaktuppgifter: Annikki Arola
E-post: annikki.arola@arcada.fi.
Tel: 044-5505780

1.2 Tjänsteenhet

• Arcada Health Tech Hub – fysioterapi
• Verksamhetsställe: Yrkeshögskolan Arcada
• Startdatum: 24.09.2026
• Verksamhetsform: Öppenvårdsbaserad fysioterapiverksamhet som bedrivs som undervisningsklinik inom högskolans utbildning i fysioterapi.
• Verksamhetsområde:
  • Fysioterapeutisk bedömning, rådgivning och träning
  • Hälsopromotion och rehabilitering
  • Klienter från närområdet, högskolans studerande och personal samt externa klienter
  • Verksamhet i högskolans lokaler i Helsingfors samt som distansmottagning för klienter inom Svenskfinland.

1.3 Ansvarspersoner

• Klinikansvarig: Annikki Arola, Med.Dr. överlärare, leg. ergoterapeut
• Verksamhetsansvarig: Kati Hellstén, leg. Fysioterapeut
• Dataskyddsombud: Anna Härma, jurist
• Ansvarig för behandling av klient- och patientuppgifter
  • Representant för personuppgiftsansvarig: Förvaltnings- och personaldirektör Susanne Homén-Lindberg Tel. 0294 282 609. E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi
  • Verksamhetsansvarig för fysioterapikliniken, Katti Hellstén, ansvarar för att behandlingen av klient- och patientuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning, högskolans dataskyddsanvisningar samt verksamhetens egna rutiner.

2. Verksamhetsidé, tjänster och verksamhetsprinciper

AHTH fysioterapitjänster är en lärandemiljö för studenter, klienter och samarbetspartners. Verksamheten kombinerar klientarbete, utbildning och samverkan med målet att erbjuda fysioterapitjänster som stöder vardagen samt främjar och upprätthåller funktionsförmågan hos personer i olika livssituationer. Verksamheten fungerar som en lågtröskelservice och kompletterar det befintliga utbudet av rehabiliterings- och hälsofrämjande tjänster. Särskild uppmärksamhet riktas till personer vars behov inte fullt ut tillgodoses inom välfärdsområdenas, kommunernas eller tredje sektorns tjänster, samt till svenskspråkiga klienter och personer som befinner sig i övergångsskeden mellan olika serviceformer.

Fysioterapitjänsterna erbjuds som en del av fysioterapeututbildningen vid Arcada. Genom verksamheten får studenterna möjlighet att utveckla sin kliniska kompetens samtidigt som klienterna får evidensbaserade fysioterapitjänster handledda av legitimerade fysioterapeuter.

2.1 Tjänster

Individuell fysioterapi

• Mottagningar
• Distansmottagningar
• Bedömning av funktionsförmåga
• Rehabiliteringsplanering

Gruppverksamhet

• Anpassade grupper
• Hälsofrämjande projekt

2.2 Målgrupper

Fysioterapiklinikens tjänster riktar sig till externa klienter i närområdet som har behov av fysioterapeutisk bedömning, handledning, träning eller rehabilitering samt till högskolans studerande och personal. Verksamheten fungerar samtidigt som en undervisningsmiljö för fysioterapistuderande som under handledning av legitimerade fysioterapeuter deltar i klientarbetet.

2.3 Verksamhetsprinciper

Fysioterapiklinikens verksamhet bygger på personcentrering, patientsäkerhet, evidensbaserad praxis och respekt för individens rättigheter. Verksamheten främjar hälsa, funktions- och aktivitetsförmåga och delaktighet samt erbjuder en trygg lärandemiljö där fysioterapistuderande arbetar under handledning av legitimerade fysioterapeuter. Kvalitet, jämlikhet, sekretess och kontinuerlig utveckling är centrala principer i verksamheten.

3. Utarbetande, publicering och uppföljning av egenkontrollplanen

Egenkontrollplanen uppdateras och publiceras av klinikansvariga samt godkänns av verksamhetsansvariga och klinikansvariga. Verksamhetsansvarig är en legitimerad fysioterapeut med klinisk arbetserfarenhet. Klinikansvariga och verksamhetsansvariga följer fortlöpande upp att verksamheten uppfyller gällande krav och att egenkontrollplanen hålls uppdaterad. Planen granskas regelbundet, bland annat i samband med månatliga personalmöten, och uppdateras vid behov. Vid introduktion av ny personal och nya studerande går klinikansvariga igenom egenkontrollplanen och säkerställer att dess innehåll är känt och följs i det dagliga arbetet. Egenkontrollplanen finns offentligt tillgänglig i fysioterapiklinikens väntrum och reception. Information om planens tillgänglighet ges via högskolans webbplats. På begäran lämnas planen ut elektroniskt eller i pappersform.

Ansvarsfördelning

Klinikansvarig

• ansvarar för den dagliga verksamheten vid kliniken
• uppdaterar och publicerar egenkontrollplanen
• introducerar personal och studerande i klinikens rutiner
• följer upp att anvisningar, säkerhetsrutiner och egenkontrollplanen efterlevs
• samlar in och behandlar klientrespons samt rapporterade avvikelser

Verksamhetsansvarig (legitimerad fysioterapeut)

• ansvarar för att den fysioterapeutiska verksamheten uppfyller lagstadgade krav och god yrkespraxis
• säkerställer klient- och patientsäkerheten i verksamheten
• handleder och stöder klinikens personal och studerande i yrkesmässiga frågor
• deltar i uppföljning och utveckling av verksamhetens kvalitet
• godkänner egenkontrollplanen tillsammans med klinikansvarig

Gemensamt ansvar

Klinikansvarig och verksamhetsansvarig följer tillsammans upp verksamhetens kvalitet och säkerhet, behandlar utvecklingsbehov och ser till att egenkontrollplanen granskas minst årligen och uppdateras vid behov.

4. Kvalitet och patientsäkerhet

Kliniken främjar kvalitet och patientsäkerhet genom evidensbaserad praxis, tydliga arbetsrutiner, kontinuerlig handledning och regelbunden uppföljning av verksamheten. Klientarbetet utförs under handledning av legitimerade fysioterapeuter. Risker, avvikelser och klientrespons följs upp och används för att utveckla verksamheten och säkerställa en trygg och högkvalitativ vård.

4.1 Kvalitetsmål och kvalitetskriterier

Säkerhets- och kvalitetsarbetet inom AHTH-fysioterapitjänsterna grundar sig på förebyggande riskhantering, kontinuerlig uppföljning av klient- och patientsäkerheten samt systematisk utveckling av verksamheten. Tjänsterna ska vara högklassiga, klientcentrerade, trygga och ändamålsenligt genomförda i enlighet med gällande lagstiftning, yrkesetiska principer för fysioterapeuter samt bygga på vetenskaplig evidens och nationella rekommendationer.
Personal och studerande introduceras i AHTH-fysioterapitjänsternas arbetssätt innan de deltar i klientarbete. Introduktionen omfattar ansvarsfördelning, klientbemötande, tystnadsplikt, dokumentation, informationssäkerhet, hygienpraxis, användning av lokaler och utrustning, första hjälpen samt utrymningsrutiner. Studerandes kompetens och arbetsuppgifter bedöms i relation till utbildningsskedet och målen för praktiken.

Som kvalitetskriterier används bland annat:

• evidensbaserade arbetsmetoder och rekommendationer,
• klientcentrerad service och respekt för klientens självbestämmanderätt,
• korrekt och lagenlig dokumentation,
• professionell handledning av studerande,
• kontinuerlig utveckling av personalens och studerandes kompetens,
• säker användning av utrustning och lokaler.

4.2 Ansvar för kvalitet och patientsäkerhet

Den verksamhetsansvariga ansvarar för att verksamheten planeras, genomförs, följs upp och utvecklas så att kvalitet samt klient- och patientsäkerhet säkerställs. Säkerhet är ett gemensamt ansvar för personal och studerande.

Klientarbetet sker alltid under handledning av en legitimerad fysioterapeut. Studerande arbetar under ledning, tillsyn och handledning av ansvarig fysioterapeut eller lärare. Klient- och patientsäkerheten säkerställs genom individuell planering av fysioterapin, respekt för klientens självbestämmanderätt och integritet samt tydlig information om åtgärder och mål. Risker förebyggs genom handledning, tydliga rutiner, säker användning av lokaler och utrustning samt genom att klientuppgifter behandlas konfidentiellt.

Kvalitet och säkerhet följs upp regelbundet genom klientrespons, riskbedömningar och hantering av avvikelser. Observerade risker, tillbud och anmärkningar utreds och används för att utveckla verksamheten och, vid behov, genomföra korrigerande åtgärder.

4.3 Riskhantering

I tabell 1 redovisas hur tjänsteenheten identifierar, bedömer och hanterar risker i verksamheten.
 

4.4 Beredskap och kontinuitetshantering

Klinikansvariga ansvarar för verksamhetens beredskaps- och kontinuitetshantering. Risker som kan påverka tillgången till tjänster, såsom personalfrånvaro, störningar i informationssystem, problem med lokaler eller utrustning samt andra oförutsedda händelser, identifieras och bedöms regelbundet.

Kontinuiteten i verksamheten säkerställs genom ett digitalt patientdatasystem, dokumenterade reservrutiner samt möjlighet att omfördela patienter vid behov. Vid personalfrånvaro eftersträvas ersättande resurser, och vid behov anpassas tidsbokningar och behandlingar i samråd med klienten. Vid störningar prioriteras klienter enligt vårdbehov.

Beredskapsrutinerna granskas och uppdateras regelbundet. Klientrespons samt erfarenheter från avvikelser och störningssituationer används för att utveckla verksamheten, stärka beredskapen och säkerställa en trygg och högkvalitativ rehabilitering.

Risker relaterade till kontinuitet

I tabell 2 och 3 beskrivs hur tjänsteenheten identifierar, bedömer och hanterar centrala risker för kontinuiteten i verksamheten samt hur uppföljningen av kontinuitetsplanen genomförs.

5. Personalen

Personalresurser

Verksamheten säkerställer att det finns tillräckliga personalresurser och den kompetens som behövs för att upprätthålla en säker och högkvalitativ fysioterapiverksamhet. Klinikansvarig följer regelbundet upp personalresurserna i förhållande till verksamhetens omfattning och klientantal.

Introduktion och kompetensutveckling

All personal och alla studerande introduceras i verksamhetens egenkontrollplan, klient- och patientsäkerhet, dataskydd, datasäkerhet samt övriga rutiner som styr verksamheten. Behov av kompletterande introduktion, handledning och fortbildning följs upp kontinuerligt. Om brister i kompetens, arbetssätt eller följsamhet till anvisningar upptäcks vidtas nödvändiga åtgärder utan dröjsmål. Personalen deltar även i utbildningar som ordnas av Arcada, exempelvis inom datasäkerhet och säkerhetsrutiner.

Handledning av studerande

Studerande deltar i klientarbete endast inom ramen för sin kompetens och under handledning av legitimerad fysioterapeut. Den handledande fysioterapeuten ansvarar för introduktion, handledning, uppföljning och övervakning av den studerandes arbete. Handledningen omfattar regelbundna diskussioner, observation av arbetssätt, klientrespons och uppföljning av eventuella avvikelser.

Personaltillgång

Klientantalet planeras enligt tillgängliga personalresurser. Vid personalfrånvaro utreds i första hand möjligheten att ordna ersättande resurser inom Arcada. Vid behov kan även en extern legitimerad fysioterapeut anlitas. Om ersättare inte kan ordnas anpassas eller avbokas klienttider. Högst tre fysioterapistudenter arbetar samtidigt under handledning av en fysioterapeut.

Språkkunskaper

Verksamhetens servicespråk är svenska, finska och engelska. Klientens språk beaktas vid bokning och planering av besök. Personal och studerande ska ha tillräckliga språkkunskaper för sina arbetsuppgifter så att klienten får information, handledning och vård på ett språk som hen förstår.

Registerkontroller

Registerkontroller genomförs i enlighet med gällande lagstiftning. Utdrag ur brottsregistret begärs för personer som arbetar med barn samt för personer som arbetar med äldre personer med funktionsnedsättning när lagstiftningen förutsätter detta. Ansvarig chef säkerställer att kontrollerna genomförs innan arbetet inleds.

6. Klientens ställning och rättigheter

Fysioterapitjänsterna strävar efter att säkerställa jämlik tillgång till tjänsterna inom verksamhetens resurser. Klienterna bemöts respektfullt, sakligt och likvärdigt, och information om tjänster, kontaktuppgifter och tidsbokning finns lätt tillgänglig.

Likabehandling och delaktighet

Alla klienter behandlas jämlikt oavsett bakgrund. Klienten är aktivt delaktig i planeringen, genomförandet och utvärderingen av fysioterapin tillsammans med den ansvariga fysioterapeuten. Tjänster erbjuds på svenska, finska och engelska, och klienten kan välja språk för terapi och dokumentation. Klinikens lokaler är tillgängliga.

Självbestämmanderätt

Klientens självbestämmanderätt respekteras i all verksamhet. Klienten har rätt att framföra sina önskemål, påverka beslut som rör den egna vården och ta del av den dokumentation som upprättas. Klinikansvarig ansvarar för anvisningar och rutiner som stöder klientens och patientens självbestämmanderätt.

Klientrespons

Klienternas respons samlas in kontinuerligt via en feedbacklåda i receptionen eller via e-post. Responsen behandlas av klinikansvarig och används för att utveckla verksamhetens kvalitet och säkerhet.

Anmärkningar och klagomål

Klienten informeras om möjligheten att lämna respons eller göra en anmärkning. Klinikansvarig ansvarar för att anmärkningar tas emot, registreras, utreds och besvaras inom skälig tid. Anmärkningar behandlas konfidentiellt, dokumenteras och används som underlag för kvalitetsutveckling och korrigerande åtgärder.

Patientombud

Klienten informeras om möjligheten att kontakta patientombudet vid behov av rådgivning eller stöd i frågor som rör klientens rättigheter och ställning inom hälso- och sjukvården.

7. Lokaler, utrustning och medicintekniska produkter

Fysioterapiverksamheten bedrivs i ändamålsenliga och tillgängliga lokaler på Arcadas campus i D2-flygeln. Verksamheten har tillgång till en rörelsesal för gruppträning, ett gym med HUR SmartTouch-utrustning för individuell och gruppträning samt behandlingsrum för undersökning och behandling. I anslutning till behandlingsrummen finns handtvättsmöjlighet för att säkerställa god hygien. Lokalerna har mekanisk ventilation och en normal inomhustemperatur (20-23 °C). Städning utförs av SOL fem dagar i veckan, och mer omfattande städning genomförs en gång per månad. Personalen ansvarar för att rengöra ytor och träningsutrustning efter användning. Lokaler och utrustning underhålls för att säkerställa klient- och patientsäkerheten. Identifierade brister eller risker rapporteras och åtgärdas utan dröjsmål. En separat riskbedömning av lokaler och utrustning har genomförts och uppdateras vid behov. Utbildningsansvarig inom fysioterapi ansvarar för att följa upp säkerheten i lokaler och utrustning.

8. Informationshantering, dataskydd och informationssäkerhet

8.1 Behandling av klient- och patientuppgifter

Klient- och patientuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning, GDPR samt Arcadas dataskydds- och informationssäkerhetsanvisningar. Klinikansvariga ansvarar för behandlingen av uppgifterna och för att personal och studerande följer gällande anvisningar. Klientuppgifter dokumenteras i patientdatasystemet Diarium och bevaras enligt lagstadgade lagringstider. Uppgifterna används endast för ändamål som är nödvändiga för vården, och endast behöriga personer har tillgång till dem genom personliga användarrättigheter, åtkomstkontroll och loggövervakning. Klienterna informeras om behandlingen av personuppgifter och sina rättigheter genom verksamhetens dataskyddsmeddelande. Personal och studerande får utbildning i dataskydd, informationssäkerhet och dokumentation innan användarrättigheter beviljas. Klienternas integritet skyddas genom tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Vid användning av hälsoteknologiska lösningar informeras klienten om behandlingen av personuppgifter och samtycke inhämtas vid behov. Vid forskning inhämtas alltid ett separat skriftligt samtycke.

8.2 Störningssituationer och reservrutiner

Klinikansvariga ansvarar för att informationshanteringen fungerar på ett säkert sätt och för att personalen följer gällande dataskydds- och informationssäkerhetsanvisningar. Dataskyddsombudet fungerar som sakkunnigstöd i frågor som rör dataskydd och behandling av personuppgifter. Klient- och patientuppgifter dokumenteras i klient- och patientdatasystemet Diarium. Användarrättigheter beviljas endast till personer vars arbetsuppgifter kräver tillgång till uppgifterna och i den omfattning som arbetsuppgifterna förutsätter. Personalen får regelbunden utbildning i dataskydd, datasäkerhet och säker hantering av klient- och patientuppgifter. Vid störningar i informationssystemen används reservrutiner för dokumentation och informationshantering. Om det digitala systemet tillfälligt inte är tillgängligt dokumenteras nödvändiga uppgifter manuellt och registreras i systemet så snart det åter är i bruk. Tillgången till klientuppgifter säkerställs enligt gällande anvisningar och klient- och patientsäkerheten prioriteras vid alla störningssituationer.

8.3 Hantering av avvikelser, missförhållanden och allvarliga incidenter

Klinikansvariga, verksamhetsansvariga och dataskyddsombudet granskar regelbundet processer, anvisningar och reservrutiner för att säkerställa en trygg behandling av klient- och patientuppgifter. Misstänkta personuppgiftsincidenter, informationssäkerhetsavvikelser eller dataintrång rapporteras utan dröjsmål enligt Arcadas anvisningar. Incidenter utreds och nödvändiga korrigerande åtgärder vidtas. Vid behov involveras dataskyddsombudet och berörda myndigheter informeras i enlighet med lagstiftningen.

Rapportering av avvikelser

Alla avvikelser, risker, missförhållanden och negativa händelser rapporteras utan dröjsmål via verksamhetens avvikelsesystem. Personal kan lämna rapporter muntligt, skriftligt eller via interna rapporteringskanaler. Klienter, patienter och närstående har möjlighet att lämna feedback, anmärkningar eller rapportera missförhållanden via formulär, e-post eller fysisk brevlåda.

Klinikansvariga ansvarar för att rapporterna behandlas skyndsamt och dokumenteras. Anmärkningar behandlas inom två veckor.

Anmälningsskyldigheter

Personalen har skyldighet att rapportera observerade missförhållanden, risker för missförhållanden och andra lagstridiga situationer till ansvarspersonerna. Om ett missförhållande identifieras görs vid behov en anmälan till tjänsteanordnaren och tillsynsmyndigheten i enlighet med gällande lagstiftning.

Personalen informeras om anmälningsskyldigheter vid introduktion och genom regelbundna utbildningar. Skriftliga anvisningar finns tillgängliga i verksamhetens introduktionsmaterial.

Behandling av missförhållanden

Identifierade missförhållanden och brister bedöms utan dröjsmål av verksamhetsansvariga och klinikansvariga. Orsaker utreds och nödvändiga korrigerande åtgärder planeras, genomförs och följs upp. Åtgärder kan inkludera uppdaterade rutiner, handledning, utbildning eller andra utvecklingsåtgärder.

Klienter som är missnöjda med sin behandling kan lämna en anmärkning till kliniken och vid behov kontakta patientombudet vid Västra Nylands välfärdsområde.

Utredning av allvarliga incidenter

Allvarliga incidenter är händelser som har lett till eller kunde ha lett till allvarlig skada för klientens eller patientens hälsa, säkerhet eller rättigheter.

Vid en allvarlig incident:

• ansvarspersonerna informeras omedelbart,
• en preliminär bedömning genomförs inom 24 timmar,
• tjänsteanordnaren och vid behov tillsynsmyndigheten informeras,
• en utredning genomförs för att identifiera bakomliggande orsaker och nödvändiga åtgärder.

Utredningen dokumenteras och följs upp inom ramen för verksamhetens kvalitets- och säkerhetsarbete.

Just Culture och lärande

Verksamheten tillämpar principen om en öppen och icke-skuldbeläggande säkerhetskultur (Just Culture), där fokus ligger på lärande och förbättring av verksamheten. Avvikelser och incidenter behandlas regelbundet vid teammöten och används för att utveckla rutiner, utbildning och arbetssätt.

Resultat och lärdomar dokumenteras och beaktas vid uppdatering av egenkontrollplanen. Personal som berörs av allvarliga händelser erbjuds stöd, handledning och möjlighet till debriefing vid behov.

9. Utveckling och uppföljning av verksamheten

Verksamheten utvecklas kontinuerligt inom ramen för egenkontrollen. Identifierade avvikelser, risker och utvecklingsbehov analyseras systematiskt för att fastställa bakomliggande orsaker och förhindra att liknande situationer upprepas. Utifrån resultaten planeras och genomförs nödvändiga utvecklingsåtgärder, såsom uppdatering av rutiner, utbildning och handledning av personal samt organisatoriska eller tekniska förbättringar. Åtgärderna väljs med målet att stärka kvaliteten, klient- och patientsäkerheten samt verksamhetens effektivitet. Alla utvecklingsåtgärder dokumenteras med ansvarig person, tidsplan och uppföljning. Genomförandet och effekterna av åtgärderna följs upp regelbundet vid verksamhetsmöten och som en del av den fortlöpande egenkontrollen.