Whistleblowing-ilmoituskanava

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikloiden 13-14 mukaiset rekisteröidyille toimitettavat tiedot.

1. Rekisterinpitäjä

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssonin aukio 1
00560 Helsinki
Y-tunnus: 2553871-2

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Turvallisuuspäällikkö David Sjöberg
Puh. 0294 282 606

Juristi Anna Härmä
Puh. 0294 282 888

Sähköpostiosoitteet muodossa etunimi.sukunimi@arcada.fi

4. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava, lakimies Anna Härmä
Puh. 0294 282 888
Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@arcada.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Arcadan whistleblowing-ilmoituskanavan kautta Arcadan nykyiset ja entiset työntekijät, työnhakijat, harjoittelijat ja muut henkilöt, joilla on tai on ollut yhteys Arcadaan työhön liittyvissä yhteyksissä, voivat ilmoittaa epäilyistä väärinkäytöksistä Arcadassa. Henkilötietoja käsitellään ilmoitusten vastaanottamisen ja käsittelyn mahdollistamiseksi.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu ilmoittajansuojelulain (laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 1171/2022) mukaiseen lakisääteiseen velvoitteeseen.

7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Rekisterissä käsitellään ilmoittajan ilmoituksessa antamia henkilötietoja sekä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä syntyviä henkilötietoja. Tiedot voivat koskea esimerkiksi ilmoittajaa, ilmoituksen kohteena olevaa henkilöä ja ilmoitettujen tapahtumien silminnäkijöitä. Arkaluonteisia henkilötietoja ei tule sisällyttää ilmoitukseen eikä käsitellä järjestelmässä.

Ilmoittaja voi halutessaan tehdä ilmoituksen nimettömänä.

Kaikki ilmoitukseen liittyvä aineisto poistetaan viiden vuoden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Ilmoituksen käsittelyn kannalta selvästi merkityksettömät henkilötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

8. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Falcony – whistleblowing-ilmoituskanava

9. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan ilmoittajalta. Tietoja saadaan myös ilmoituksen käsittelyn yhteydessä, esimerkiksi ilmoituksen yhteydessä kuultavilta henkilöiltä.

10. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tilanteissa, joissa Arcadalla on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa rikkomuksista tai joissa ilmoitettujen tapausten tutkinnan jatkaminen edellyttää viranomaisyhteistyötä. Ilmoittajan henkilötietoja ei luovuteta, jos ilmoitus kuuluu Suomen ilmoittajansuojelulain säännösten soveltamisalaan.

11. Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12. Henkilötietojen suojauksen perusteet

Sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään tietojärjestelmissä ja tietokoneilla, jotka on suojattu asiattomalta käytöltä mm. palomuurein ja salasanoin. Järjestelmään on pääsy vain Arcadan nimeämillä henkilöillä. Näitä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus ja velvollisuus suojata ilmoittajan henkilöllisyys myös silloin, kun asian jatkokäsittely edellyttää muiden henkilöiden osallistumista tutkintaan.

13. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä ei tehdä automatisoituja päätöksiä eikä profilointia.