Tapahtumarekisteri

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikloiden 13-14 mukaiset rekisteröidyille toimitettavat tiedot.

1. Rekisterinpitäjä

Yrkeshögskolan Arcada Ab

Jan-Magnus Janssonin aukio 1

00560 Helsinki

Y-tunnus: 2553871-2

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Susanne Homén-Lindberg  

Puh. 0294 282 609

Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@arcada.fi

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Event Manager Maria von Bonsdorff-Hermunen

Puh. 0294 282 503

Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@arcada.fi

4. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava, lakimies Anna Härmä

Puh. 0294 282 888

Sähköposti tietosuoja@arcada.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään ilmoittautumisen, yhteydenottojen, raportoinnin, laskutuksen ja muiden sellaisten toimenpiteiden yhteydessä, jotka ovat tarpeen sen tapahtuman järjestämiseksi, johon rekisteröity on ilmoittautunut.

Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan siirtää Yrkeshögskolan Arcadan sidosryhmärekisteriin uutiskirjeiden lähettämistä ja muista vastaavista tapahtumista tiedottamista varten.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu Yrkeshögskolan Arcadan ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Rekisterissä käsitellään tietoja, jotka kuuluvat ns. erityisiin henkilötietoryhmiin (EU:n tietosuoja-asetus, 9 artikla). Tietoja allergioista käsitellään rekisteröidyn suostumuksella, jotta allergiat voidaan huomioida ruoka- ja juomatarjoilun yhteydessä.

7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

  1. Nimi ja yhteystiedot, ja jos henkilö osallistuu yrityksen tai organisaation edustajana, myös tehtävänimike sekä yrityksen tai organisaation nimi
  2. Tiedot allergioista
  3. Laskutusosoite, jos rekisteröity osallistuu maksulliseen tapahtumaan

Tiedot poistetaan vuoden sisällä tapahtumasta. Maksullisten tapahtumien osalta tiedot säilytetään kuusi vuotta tapahtuman järjestämisvuoden päättymisestä. 

Jos rekisteröity on antanut suostumuksensa uutiskirjeiden ja vastaavien tapahtumien tiedotteiden vastaanottamiseen, henkilön yhteystiedot sekä tieto siitä mihin tapahtumaan hän on osallistunut, siirretään Yrkeshögskolan Arcadan sidosryhmärekisteriin.

8. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Mira Network CRM – ilmoittautumisjärjestelmä ja kontaktirekisteri 

9. Tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä hänen ilmoittautuessa tapahtumaan.

Jos rekisteröity ei anna kaikkia ilmoittautumisvaiheessa pyydettyjä tietoja, Yrkeshögskolan Arcada ei voi vastaanottaa ilmoittautumista eikä täten rekisteröidä häntä osallistujaksi.

10. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta.

11. Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.

12. Henkilötietojen suojauksen perusteet

Sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään tietojärjestelmissä ja tietokoneilla, jotka on suojattu asiattomalta käytöltä mm. palomuurein ja salasanoin. Järjestelmissä on käyttäjätasoja, ja oikeudet on rajattu niin, että käyttäjällä on pääsy rekisterin tietoihin vain siltä osin kuin hänen työtehtävät edellyttävät.

Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy ja kulunvalvonta.

13. Automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä ei tehdä automatisoituja päätöksiä eikä profilointia.