Lahjoittajarekisteri

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikloiden 13-14 mukaiset rekisteröidyille toimitettavat tiedot.

1. Rekisterinpitäjä

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssonin aukio 1
00560 Helsinki
Y-tunnus: 2553871-2

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Viestintäpäällikkö Hanna Donner
Puh. 0294 282 523
Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@arcada.fi

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Varainkeruun asiantuntija Mia-Maja Wägar
Puh. 0294 282 804
Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@arcada.fi

4. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava, lakimies Anna Härmä
Puh. 0294 282 888
Sähköposti tietosuoja@arcada.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lahjoittajarekisterissä käsitellään sellaisten henkilöiden jag organisaatioiden tietoja, jotka ovat tehneet lahjoituksia Yrkeshögskolan Arcadalle. Henkilötietoja käytetään lahjoitettujen varojen sisäiseen seurantaan, viranomaisraportointiin, julkaisutarkoituksiin, yhteyden pitämiseen lahjoittajien kanssa sekä, jos lahjoittaja on antanut siihen suostumuksensa, lahjoitusten julkistamiseen.

Lahjoittaja voi suostumuksellaan vastaanottaa uutiskirjeitä sekä muuta tietoa korkeakoulun toiminnasta.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu Yrkeshögskolan Arcadan lakisääteiseen velvoitteeseen pitää rekisteriä vastaanotetuista lahjoituksista sekä oikeutettuun etuun pitää yhteyttä lahjoittajiin.

7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Rekisterissä käsitellään lahjoittajista seuraavia henkilötietoryhmiä:

Yksityishenkilöt: Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot sekä lahjoituksen suuruus ja/tai luonne, 850 euron tai sitä suurempien lahjoituksien osalta myös lahjakirja.

Yritykset ja organisaatiot: Yrityksen tai organisaation nimi, y-tunnus, yhteyshenkilö(t), yhteystiedot sekä lahjoituksen suuruus ja/tai luonne, 850 euron tai sitä suurempien lahjotuksien osalta myös lahjakirja.

Edellä mainittujen tietojen lisäksi rekisterissä voi olla tietoa myös siitä, kuka lahjoittaja on, mikä yhteys hänellä on Arcadaan sekä ennen lahjoituksen tekoa tai sen jälkeen tehtyjä muistiinpanoja lahjoitusprosessista.

Tiedot säilytetään 10 vuotta. Lahjoittajan nimi, lahjoitettu summa ja/tai sen luonne sekä varainkeruun ajankohta säilytetään pysyvästi historiallista seurantaa varten.

8. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Mira Network CRM – kontaktirekisteri
Dynasty - asiankäsittelyjärjestelmä 

9. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan lahjoittajalta lahjoituksen teon yhteydessä.

10. Henkilötietojen vastaanottajat

Lahjoittajan nimi voidaan lahjoittajan antaman suostumuksen perusteella julkaista Yrkeshögskolan Arcadan sisäisissä ja ulkoisissa viestintäkanavissa. Lahjoituksen suuruus julkaistaan vain erillisen suostumuksen perusteella.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisilla lain, asetuksen tai viranomaisen päätöksen perusteella.

11. Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ilman lahjoittajan suostumusta.

12. Henkilötietojen suojauksen perusteet

Sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään tietojärjestelmissä ja tietokoneilla, jotka on suojattu asiattomalta käytöltä mm. palomuurein ja salasanoin. Järjestelmissä on käyttäjätasoja, ja oikeudet on rajattu niin että käyttäjällä on pääsy rekisterin tietoihin vain siltä osin kuin hänen työtehtävät edellyttävät.

Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy ja kulunvalvonta.

13. Automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä ei tehdä automatisoituja päätöksiä eikä profilointia.