Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14

1. Personuppgiftsansvarig

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 2553871-2

2. Den personuppgiftsansvariges representant

Studiechef Annika Stadius
Tel. 0207 699 613
E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktpersoner

Äldre systemutvecklare Krister Karlström
Tel. 0207 699 509

Internationell koordinator Kátia Torres Airava
Tel. 0207 699 468

Ledande studiekoordinator Lilian Sjöberg
Tel. 0207 699 671

Nätpedagogisk planerare Filip Levälahti
Tel. 0207 699 518

E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi , studiekoordinatorn studiearenden@arcada.fi

4. Dataskyddsombud

Dataskyddsombud, jurist Anna Härmä
Tel. 0207 699 488
E-post dataskydd@arcada.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Studerandes personuppgifter behandlas för att fullgöra de skyldigheter som Yrkeshögskolan Arcada har som högskola. I detta ingår att möjliggöra att studerandena kan ta del av undervisning, vägledning, rådgivning och annan service, kan avlägga studieprestationer samt kan få studierelaterade intyg och erhålla examensbetyg. Uppgifterna används också för myndighetsrapportering.

I Yrkeshögskolan Arcada finns sex kategorier av studerande:

  1. Examensstuderande (yrkeshögskoleexamen och högre yrkeshögskoleexamen)
  2. Specialiseringsstuderande och fortbildningsstuderande
  3. Internationella utbytesstuderande
  4. Öppna yrkeshögskolestuderande
  5. Studerande via nationellt samarbete mellan högskolor (baserat på avtal)
  6. Övriga typer av studerande (t.ex. uppdragsutbildning)

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på Yrkeshögskolan Arcadas roll som anordnare av högskoleutbildning. Grunder för behandling är högskolans rättsliga förpliktelse samt utförande av uppgifter av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning, i vissa situationer också samtycke eller avtal (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6).

Med behandlingen tryggas en ändamålsenlig och likvärdig hantering av studerandes studierätter och rättsskydd och tillgodoses myndigheternas behov av uppgifter och datainsamling.

Yrkeshögskolan Arcada behandlar uppgifter som utgör s.k. särskilda kategorier av personuppgifter (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 9). Uppgifter om studerandens hälsotillstånd behandlas med studerandens samtycke för att kunna bedöma och tillgodose behov av specialarrangemang i studierna och vid tentamenstillfällen. Uppgifter om studerandens hälsotillstånd kan också behandlas för att bedöma studerandens lämplighet för utbildning för vilken det finns lämplighetskrav enligt yrkeshögskolelagstiftningen.

De centrala lagarna, förordningar och myndighetsföreskrifterna för behandlingen av personuppgifter är:

Yrkeshögskolelagen (932/2014)
Statsrådets förordning om yrkeshögskolor (1129/2014)
Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/99)
Lag om nationella studie- och examensregister (884/2017)
Arkivlagen (831/1994)
Arkivverkets beslut 16.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014) om varaktig förvaring av lärdomsprov och därmed jämförbara handlingar vid yrkeshögskolorna och yrkesläroanstalterna
Arcadas examensstadga

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

1) Grunduppgifter

UPPGIFTER

IT-SYSTEM

LAGRINGSTID

Namnuppgifter

ASTA, itslearning, MoveOn, Mira Network CRM

Permanent

Personbeteckning

ASTA, MoveOn, Mira Network CRM

Permanent

Födelsetid

ASTA, MoveOn, Mira Network CRM

Permanent

Nationell studerandenummer

ASTA

Permanent

Kön

ASTA, itslearning

Permanent

Nationalitet och/eller födelseland

ASTA, MoveOn

Permanent

Modersmål & skolbildningsspråk

ASTA

Permanent

Hemkommun (vid inledande av studierna och under studietiden)

ASTA

Permanent

Tidigare examen och utbildning

ASTA

Permanent

Användarnamn till Arcadas IT-tjänster

ASTA, itslearning

Permanent

Spärrmarkering

ASTA

Permanent

2) Kontaktuppgifter

UPPGIFTER

IT-SYSTEM

LAGRINGSTID

Adress och telefonnummer på studieorten

ASTA, Mira Network CRM

2 år

Adress och telefonnummer på hemorten

ASTA, MoveOn

2 år

E-postadress

ASTA, MoveOn, Mira Network CRM

Permanent

Namn, adress och telefonnummer till närmaste anhörig

ASTA, MoveOn

2 år

3) Studierätter

UPPGIFTER

IT-SYSTEM

LAGRINGSTID

Studentkod

ASTA, itslearning, MoveOn, Mira Network CRM

Permanent

Utbildning

ASTA, itslearning, MoveOn, Mira Network CRM

Permanent

Typ av studierätt

ASTA, MoveOn

Permanent

Ansökningsnummer

ASTA

Permanent

Inlednings- och avslutningsdatum

ASTA, Mira Network CRM

Permanent

Orsak till avslutad studierätt

ASTA

Permanent

Beslut om fortsatt, återinskriven och förnyad studierätt

ASTA

Permanent

Betygsanhållan

ASTA

Permanent

Eventuella kommentarer angående studierätten

ASTA

Permanent

Läsårsanmälan

ASTA

Permanent

Betalningsuppgifter (terminsavgifter)

ASTA

Permanent

4) Studieprestationer, delprestationer och tentamensresultat

UPPGIFTER

IT-SYSTEM

LAGRINGSTID

Kursnamn och kurskod

ASTA

Permanent

Studiepoäng, vitsord, prestationsdatum

ASTA

Permanent

Examinator och registreringsdatum

ASTA

Permanent

Prestationstyp (kurs, praktik, examensarbete)

ASTA

Permanent

Start- och slutdatum för praktikperiod

ASTA, MoveOn

Permanent

Plats, typ och land för praktik

ASTA, MoveOn

Permanent

Tentamen (vitsord, poäng, datum)

ASTA, itslearning

Permanent

Eventuella kommentarer

ASTA, MoveOn

Permanent

5) Examensarbete

UPPGIFTER

IT-SYSTEM

LAGRINGSTID

Titel och språk

ASTA

Permanent

Handledare och granskare

ASTA

Permanent

Eventuell uppdragsgivare

ASTA

Permanent

Eventuella delprestationer

ASTA

Permanent

Uppgifter om presentation, och mognadsprov

ASTA

Permanent

Uppgifter om inlämnade exemplar

ASTA

Permanent

6) Internationell mobilitet (både studier och praktik, inkommande och utgående)

UPPGIFTER

IT-SYSTEM

LAGRINGSTID

Start- och slutdatum för utbytesperiod

MoveOn

Permanent

Avfärds- och destinationsland

MoveOn

Permanent

Typ av utbyte (studier eller praktik)

MoveOn

Permanent

Utbytesprogram (t.ex. Erasmus+)

MoveOn

Permanent

Utbildning och bransch

MoveOn, ASTA

Permanent

Avsändande och mottagande högskola

MoveOn

Permanent

Reserapport

MoveOn

10 år

Intyg över utbytet

MoveOn

10 år

Fotografi på sökande

MoveOn

10 år

Learning Agreement

MoveOn

10 år

Studieutdrag

MoveOn

10 år

Språkintyg

MoveOn

10 år

Identitetsdokument (t.ex. kopia på pass)

MoveOn

10 år

Ansökningsbrev med bilagor

MoveOn

10 år

Eventuell projektplan för examensarbetet

MoveOn

10 år

Motiveringsbrev

MoveOn

10 år

Önskemål om boende

MoveOn

10 år

Behov av specialarrangemang eller stöd

MoveOn

10 år

Stipendieuppgifter

MoveOn

10 år

Eventuell tilläggsinformation

MoveOn

10 år

7) Uppgifter som samlas in via nättjänsten e-lomake, samt tillhörande bilagor

UPPGIFTER LAGRINGSTID
Ändring av närvaro och frånvaro 10 år
Avbrytande av studier 10 år
Ansökan om återinskriven studierätt 10 år
Ansökan om förnyad studierätt 10 år
Ansökan om fortsatt studierätt 10 år
Anhållan om tillgodoräkning eller validering 10 år
Anhållan om examensbetyg 10 år

8) Uppgifter som lagras i pappersform på blanketter samt tillhörande bilagor

BLANKETT

LAGRINGSTID

Läsårsanmälan

10 år

Intyg för student i behov av särskilt pedagogiskt stöd

Giltighetstiden

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

  • ASTA – studieadministrativt system
  • TUUDO - mobilapplikation kopplad till ASTA
  • Insight – system för uppföljning av studieframgång
  • Itslearning – nätstudiemiljö
  • Mira Network CRM - kontaktregister för hantering av utexaminerade studenter 
  • MoveOn – system för hantering av internationell studerandemobilitet
  • Urkund – system för plagiatkontroll
  • e-lomake - elektronisk ärendehantering
  • Sarake Sign - verktyg för elektronisk signering

9. Uppgiftskällor

Grunduppgifter och kontaktuppgifter överförs från Arcadas sökanderegister. Studerande kan och har en skyldighet att själva uppdatera sina kontaktuppgifter i registret.

10. Mottagare av personuppgifter

Uppgifter överförs till det nationella datalagret VIRTA, ur vilket de flesta myndigheter har lagstadgade rättigheter att hämta information. Utöver de lagstadgade ändamålen överför Arcada vid behov uppgifter från VIRTA även till följande tjänster:

  • OILI (Läsårsanmälan, CSC)
  • Uppföljningsenkäter (UKM och CSC)
  • AVOP/ARVO (Studentrespons, UKM och CSC)
  • PURO (Nationell överföringstjänst för studieprestationer, CSC)
  • EMREX (Internationell överföringstjänst för studieprestationer, UKM och CSC)
  • UAF (University Admissions Finland-konsortium, internationell ansökningstjänst, CSC)
  • SHVS (Studenthälsovårdsstiftelsen)
  • FIONA (Data för forskning, Statistikcentralen)
  • TUUDO (Mobilapplikation, Tuudo Oy)
  • Arcada studerandekår (ASK, endast med studerandens samtycke)
  • Låntagarregistret (Arcadas bibliotek, endast med studerandens samtycke)
  • Alumnregistret (endast utexaminerade med deras samtycke)
  • Helsingfors stads social- och hälsovårdsverk (nya studeranden årligen)

Utlämningen av uppgifter till myndigheter baserar sig lagstiftning. Utlämningen av uppgifter till övriga tjänster baserar sig på separata beslut fattade av Yrkeshögskolan Arcada.

Uppgifter kan också utlämnas till forskning och med studerandens samtycke till organisationer i marknadsföringssyfte eller för genomförandet av opinionsundersökningar.

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES utan studerandens samtycke.

Om leverantörer anlitas och tjänster tas i bruk som kräver överföring av personuppgifter utanför EU och EES, säkerställer Yrkeshögskolan Arcada att de krav på adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 44-50 uppfylls.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång och passerkontroll. Kopior på examensbetyg förvaras i arkivet permanent, övrigt material i pappersform förstörs när lagringstiden har löpt ut.

13. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.

14. Den registrerades rättigheter

Information on den registrerades rättigheter finns här.