Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14

1. Personuppgiftsansvarig

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 2553871-2

2. Den personuppgiftsansvariges representant

Förvaltnings- och personaldirektör Susanne Homén-Lindberg
Tel. 0207 699 609
E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktpersoner

Löneräknare Susanne Tuominen
Tel. 0207 699 605

HR-koordinator Hilde Losvik
Tel. 0207 699 506

E-postadresser i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

4. Dataskyddsombud

Dataskyddsombud, jurist Anna Härmä
Tel. 0207 699 488
E-post dataskydd@arcada.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för att hantera arbetsförhållanden under hela anställningens livscykel samt för löne- och arvodesutbetalningar.

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på Yrkeshögskolan Arcadas rättsliga förpliktelse och berättigade intressen i egenskap av arbetsgivare.

I registret behandlas uppgifter som hör till s.k. särskilda kategorier av personuppgifter (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 9). Uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd behandlas för att Yrkeshögskolan Arcada ska kunna uppfylla sina lagstadgade förpliktelser som arbetsgivare, i vilket ingår bland annat att erbjuda företagshälsovårdstjänster för personalen och bedöma arbetstagarnas arbetsförmåga och –kapacitet. Uppgifter om medlemskap i fackförening behandlas med arbetstagarens samtycke.

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

  1. Grunduppgifter om personen (namn, födelsetid, personbeteckning, kontaktuppgifter)
  2. Uppgifter om arbetsförhållandet, innefattande arbetsförhållandets hela livscykel
  3. Uppgifter gällande löneutbetalningar (löner, kontonummer, anställningsuppgifter, utmätningar, personliga tillägg, arbetsförmåner, medlemskap i fackförbund)
  4. Dokumentation i anslutning till utvecklingssamtal
  5. Utbildning, kompetensuppföljning och CV
  6. Arbetstidsuppföljning, semestrar och ledigheter, sjuk- och annan frånvaro samt intyg som hänför sig till dessa
  7. Kravbedömningsuppgifter för lönesättning
  8. Befattningsprofil och ansvarsbeskrivning
  9. Information om tillgångar i arbetet (telefon, dator, specialverktyg)
  10. Skriftliga varningar, uppsägningsbesked, arbetsintyg, information om immateriella rättigheter och övrig dokumentation i anslutning till anställningen

Lagringstiden för uppgifterna är:

Personalregister lagringstid: permanent
Dokument i anslutning till bisyssla lagringstid: giltighetstid + 10år
Frånvaroanmälningar lagringstid: 2 år
Bekräftelse av semester lagringstid: 5 år
Anmälan om semester lagringstid: 2 år
Beslut/intyg om avslutande av arbetsförhållande lagringstid: 50 år
Fullmakt angående fackföreningstillhörighet lagringstid: 10 år
Dokument gällande löner och lönetillägg lagringstid: 50 år
Arbetstidsplaner lagringstid: 10 år
Anteckningar från utvecklingssamtal lagringstid: 10 år
Kravbedömningar (blanketter och beslut) lagringstid: 10 år
Personalutbildning lagringstid: giltighetstid
Förteckningar över deltagare i personalutbildning lagringstid: 2 år
Ansökningar som berör ledigheter lagringstid: giltighetstid
Arbetsintyg med bilagor lagringstid: 10 år
Befattningsprofiler och ansvarsbeskrivningar lagringstid: 10 år

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

Personec W – system för personaladministration och löneräkning
Sympa HR - HRM-system 
ASE och Apache Syncope - system för hantering av elektroniska identiteter
Trail – inventariehanteringssystem
Arbetstidsplan – system för hantering av arbetstidsplaner
Aditro Trip & Expense – system för hantering av reseadministration
Norlic – projektuppföljningssystem

9. Uppgiftskällor

Uppgifterna i registret fås från:

  • Den anställde: Grunduppgifter, kontouppgifter, fortbildning, facktillhörighet.
  • Grunduppgifterna och kontouppgifterna är nödvändiga för att Yrkeshögskolan Arcada ska kunna uppfylla sina lagstadgade skyldigheter som arbetsgivare och för att ett arbetsavtal ska kunna göras med arbetstagaren.
  • Rekryteringsregistret: CV, arbetsintyg, betyg
  • HR-enheten: Arbetsavtal, kravbedömningar
  • Den anställdes chef: Arbetstidsplan, utvecklingssamtal, övriga ärenden som berör arbetsförhållandet och den anställdes prestationer
  • Skattemyndigheten: Beskattningsuppgifter
  • Utsökningsverket: Uppgifter om utmätning
  • Fackföreningar: Fullmakt för avdrag av fackföreningsavgift

10. Mottagare av personuppgifter

Uppgifter kan utlämnas till:

Pensionsförsäkringsbolag
Pensionsskyddscentralen
Folkpensionsanstalten
Bildningsarbetsgivarna
Fackföreningar
Arbetslöshetsförsäkringsfonden
Skatteförvaltningen
Skattemyndigheter utomlands (för personal bosatt utomlands)
Undervisnings- och kulturministeriet
Utsökningsverket
Banker och revisorer
Försäkringsbolag
Företagshälsovården och andra företag som erbjuder tjänster som hänför sig till personalens arbetshälsa
Civiltjänstgöringscentralen
Teleoperatörer
Resebyråer och andra företag som erbjuder tjänster som hänför sig till arbetsresor

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte regelmässigt utanför EU och EES utan den registrerades samtycke.

Om leverantörer anlitas och tjänster tas i bruk som kräver överföring av personuppgifter utanför EU och EES, säkerställer Yrkeshögskolan Arcada att de krav på adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 44-50 uppfylls.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång och passerkontroll.

13. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.

14. Den registrerades rättigheter

Information on den registrerades rättigheter finns här.