Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14

1. Personuppgiftsansvarig

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 2553871-2

2. Den personuppgiftsansvariges representant

Bibliotekschef Heini Oikkonen-Kerman 
Tel. 0207 699 691
E-postadress: bibliotekschef@arcada.fi

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktperson

Systemplanerare Tomas Rönn
Tel. 0207 699 695
E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

4. Dataskyddsombud

Dataskyddsombud, jurist Anna Härmä
Tel. 0207 699 488
E-post dataskydd@arcada.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för administration av lån från Yrkeshögskolan Arcadas bibliotek, kommunikation mellan biblioteket och låntagarna och för statistiska ändamål.

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på avtal mellan Yrkeshögskolan Arcada och låntagaren.

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

  1. Namn, personbeteckning och kontaktuppgifter
  2. Bibliotekskortets nummer
  3. Kund- och statistikkategori
  4. Låntagarens aktuella lån, reserveringar och eventuella försenings- och ersättningsavgifter

Uppgifterna raderas ur registret enligt följande, förutsatt att inga öppna lån eller obetalda avgifter finns:

  • Examensstuderande när studeranden utexamineras
  • Utbytesstuderande när utbytesperioden slutar
  • Övriga låntagare när låntagaren varit inaktiv i fyra år

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

Voyager – bibliotekssystem (till och med 31.12.2019)
KOHA - bibliotekssystem (från och med 1.4.2019)
Bibliotekskatalogen Arcada-Finna – gränssnitt för bibliotekssystemet

9. Uppgiftskällor

Studerandes uppgifter överförs från studeranderegistret, när studeranden i det studieadministrativa systemet ASTA ger sitt samtycke till att uppgifter överförs till biblioteket.

Övriga låntagares uppgifter fås från låntagaren i samband med att personen ansöker om bibliotekskort. Uppgifterna som begärs är nödvändiga för att Yrkeshögskolan Arcada ska kunna bevilja låntagarrättigheter. Blanketten med vilken låntagaren ger uppgifterna sparas i sex månader.

10. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter kan utlämnas inom koncernen eller till externa företag för utställande av betalningskrav för obetalda avgifter.

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES utan den registrerades samtycke. Vid service- och underhåll av de IT-system som används vid behandlingen av bibliotekets låntagaruppgifter kan det dock finnas behov av att ge sådana service- och underhållsleverantörer som befinner sig utanför EU och EES tillgång till IT-systemet. I sådana fall säkerställer Yrkeshögskolan Arcada att de krav på adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som anges i dataskyddsförordningens artikel 44-50 uppfylls.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrets uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång och passerkontroll.

13. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.

14. Den registrerades rättigheter

Information on den registrerades rättigheter finns här.